Schlagwort-Archive: Benutzung

Einige Bemerkungen zu Archivordnung und Benutzungsordnung

Eben in den Mitteilungen zu den Kulturgütern der Orden erschienen ist die überarbeitete Fassung des Vortrags, den Stiftsarchivar Maximilian Alexander Trofaier Anfang dieses Jahres beim Studientag „Forschen willkommen! Zugänge zum Archiv gestalten“ gehalten hat:

Maximilian Alexander Trofaier, Ordnungen für die Benutzung. Einige Bemerkungen zur Regelung der Benutzung katholisch-kirchlicher Archive mittels Archivordnung und Benutzungsordnung, in: Mitteilungen zu den Kulturgütern der Orden 11 (2026), 15–22.

Der Autor beleuchtet darin die unterschiedlichen Archiv- und Benutzungsordnungen in österreichischen Diözesan- und Ordensarchiven, welche für die geforderte Zugänglichkeit für Forschung und Öffentlichkeit notwendig sind, und geht der Frage nach, wie solche Regelwerke praxisnah gestaltet und weiterentwickelt werden können.

Studientag „Forschen willkommen!“: Archivordnung und Benutzungsordnung

Am 26. Jänner 2026 fand im Kardinal-Schwarzenberg-Haus in Salzburg unter dem Titel „Forschen willkommen! Zugänge zum Archiv gestalten“ der diesjährige Studientag der Fachgruppe der Archive der anerkannten Kirchen und Religionsgemeinschaften im Verband Österreichischer Archivarinnen und Archivare (VÖA), der gemeinsam mit dem Bereich Kultur und Dokumentation der Österreichischen Ordenskonferenz, der Arbeitsgemeinschaft der Diözesanarchive Österreichs und dem Archiv der Erzdiözese Salzburg organisiert wird, statt. Stiftsarchivar Maximilian Alexander Trofaier sprach dort zum Thema „Archivordnung und Benutzungsordnung in Ordensarchiven“. In seinem Vortrag erläuterte er, dass die Öffnung der kirchlichen Archive für externe Benutzerinnen und Benutzer zugleich theologischer Auftrag und datenschutzrechtliche Notwendigkeit sei. Basis für eine geregelte Benutzung seien eine Archivordnung und eine Benutzungsordnung; diese sollten jedoch auch wirklich den tatsächlichen Gegebenheiten eines einzelnen Archivs entsprechen. Nach einer Betrachtung der für die katholisch-kirchlichen Archive in Österreich geltenden Regelungen und vorhandenen Vorlagen wurden daher einige aus der Praxis des Vortragenden erwachsene Vorschläge zu Einzelaspekten, welche oftmals wenig Beachtung finden, aber einer besseren Orientierung für Benutzerinnen und Benutzer dienen können, unterbreitet.

Ein Bericht über die gesamte Veranstaltung ist auf der Website der Österreichischen Ordenskonferenz erschienen.

Foto: Johannes Leitner.

Neue Ordnungen für Archiv und Bibliothek

Bereits seit eineinhalb Jahren stehen im Schottenstift Archiv und Bibliothek unter einer gemeinsamen Leitung. Um jedoch die jeweiligen Eigenheiten dieser beiden miteinander verknüpften, aber doch grundsätzlich voneinander zu unterscheidenden Einrichtungen weiterhin besser berücksichtigen zu können, wurden nun zum einen die bestehende Archivordnung überarbeitet und zum anderen eine gänzlich neue Bibliotheksordnung erlassen. Letztere lehnt sich zwar an erstere an, weist aber dort, wo es notwendig ist – etwa bei den Zwecken und Aufgaben oder bei der Benutzungsberechtigung – auch wesentliche Unterschiede auf. Ergänzt werden diese beiden Ordnungen durch eine überarbeitete gemeinsame Benutzungsordnung, welche sich sowohl an externe als auch an interne Benutzerinnen und Benutzer richtet.

Alle drei Ordnungen treten mit 1. Juli 2023 in Kraft und können über die Webseiten des Archivs und der Bibliothek (jeweils im Bereich „Information“) heruntergeladen werden.

VÖA-Grundkurs 2016: Benutzung

Von 19. bis 23. September 2016 fand im Österreichischen Staatsarchiv wieder der vom Verband Österreichischer Archivarinnen und Archivare (VÖA) organisierte Grundkurs für Archivarinnen und Archivare statt. Seit 2014 hält Stiftsarchivar Maximilian Alexander Trofaier, der Autor dieser Zeilen, dort eine Einheit zum Thema „One-Person-Archives“, nun kam eine zweite Einheit zu „Benutzung“ hinzu. Zudem moderierte Trofaier dieses Jahr gemeinsam mit Helga Penz (Referat für die Kulturgüter der Orden bzw. Stiftsarchiv Herzogenburg) den gesamten Grundkurs.

Im Zusammenhang mit der Benutzung sprach Trofaier über die rechtlichen Rahmenbedingungen ebenso wie über die unterschiedliche Benutzergruppen, Benutzungszwecke und Benutzungsformen. Betont wurde im Vortrag die Wichtigkeit des Vorhandenseins einer Benutzungsordnung. Bei den Teilnehmenden auf besonderes Interesse stießen, wie die Diskussion zeigte, vor allem Fragen der Schutzfristen, des Datenschutzes und des Urheberrechts.

Photo: Helga Penz.
Photo: Helga Penz.

Neue Archivbeschreibung nach ISDIAH

ISDIAH – das ist der International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings. Dieser ermöglicht die standardisierte Beschreibung von Archiven und wurde 2008 vom Internationalen Archivrat (International Council on Archives, ICA) verabschiedet. Eine Archivbeschreibung nach ISDIAH geht weit über die Angabe von Archivbeständen, Kontaktmöglichkeiten und Benutzungsbestimmungen hinaus. Sie umfasst 31 Verzeichnungselemente (gegliedert nach den sechs Bereichen Identifikation, Kontakt, Beschreibung, Zugang, Service und Kontrolle) und gibt etwa Aukunft zur Geschichte des Archivs, zu seinem geographischen und kulturellen Kontext, zum Archivgebäude, zu Findmitteln und Publikationen über das Archiv oder zur Erreichbarkeit des Archivs.

Seit kurzem bietet auch das Archiv des Schottenstifts eine eigene solche Archivbeschreibung nach ISDIAH an, die von der Webseite des Archivs heruntergeladen werden kann. Diese berücksichtigt natürlich bereits die neue Archiv- und Benutzungsordnung, enthält aber auch zahlreiche Angaben, die sich bislang nirgendswo nachlesen ließen. Wir hoffen, dass sie potentiellen Benutzerinnen und Benutzern hilfreich sein und eine interessierte Leserschaft finden wird.

ISDIAH

Obwohl auch der Verband Österreichischer Archivarinnen und Archivare (VÖA) Umsetzungsempfehlungen zu ISDIAH erarbeitet und im Band 68 der Zeitschrift Scrinium aus dem Jahr 2014 veröffentlicht hat, verfügen bislang die wenigsten österreichischen Archive über eine solche standardisierte Beschreibung. Vielleicht ermutigt unser Beispiel ja auch andere kleine Archive dazu, solche Beschreibungen anzulegen.

> > > Download der Archivbeschreibung nach ISDIAH

Neue Archiv- und Benutzungsordnung

Das Archiv des Schottenstifts hat seit kurzem eine neue Archiv- und Benutzungsordnung, die (wie zuvor die Vorgängerversion) von der Webseite des Archivs heruntergeladen werden kann. Ebenfalls dort zu finden sind das neue Reproduktionsmerkblatt sowie leicht modifizierte Formulare für  Benutzungsantrag und Reproduktionsansuchen.

ArchivBenutzungsordnung 2016_02

Die neue Ordnung ersetzt die Benutzungsordnung aus 2011, die vollkommen überarbeitet und durch eine Archivordnung ergänzt wurde, welche neben allgemeinen Grundsätzen unter anderem auch die Aufgaben des Archivars regelt und damit den internen Entwicklungen der letzten Jahre Rechnung trägt.