Archiv der Kategorie: Ordnung im Archiv

Beitritt zum Notfallverbund österreichischer Museen und Bibliotheken

Über die besondere Aufmerksamkeit, die die Notfallplanung bei uns im Archiv in den letzten Monaten erfahren hat, wurde an dieser Stelle bereits mehrfach berichtet. Nun ist das Schottenstift (Archiv, Bibliothek, Sammlungen und Museum) auch dem Notfallverbund österreichischer Museen und Bibliotheken beigetreten. Hierbei handelt es sich um einen freiwilligen Zusammenschluss mehrerer Institutionen, die einander in Notfällen beizustehen gedenken. Die gegenseitige Hilfestellung besteht dabei aus einer Bündelung materieller, räumlicher und personeller Ressourcen sowie der Vernetzung vorhandener Fachkompetenzen.

Wir hoffen natürlich sowohl für uns als auch für alle anderen Institutionen, dass der Bedarfsfall nicht eintritt – aber wenn doch, sind wir nun ein klein wenig besser gewappnet!

Artikel über Notfallplanung und Notfallbox

Im Jahr 2017 wurden im Archiv des Schottenstifts mit der Anlage einer Notfallmappe und einer Notfallbox wichtige Sicherheitsmaßnahmen gesetzt. Ihre Erfahrungen und Erkenntnisse bei der Notfallplanung hat Archivmitarbeiterin Larissa Rasinger in einem Aufsatz festgehalten, der nun in den Mitteilungen des Referats für die Kulturgüter der Orden (MiRKO) erschienen ist und online heruntergeladen werden kann:

Larissa Rasinger, Notfallplanung und Notfallbox. Von der Theorie zur Praxis im Archiv des Schottenstifts, in: MiRKO 3 (2018) 33–44.

Zusätzlich hat Rasinger für andere (nicht nur kirchliche) kleine Archive und Bibliotheken einen Muster-Notfallplan erstellt, der auf der Website des Referats herunterzuladen ist.

Gesamtverzeichnis der Urkundenreihe und Urkunden-Findbuch

Für Benutzerinnen und Benutzer gibt es auf unserer Webseite seit Kurzem zwei besondere Schmankerl zum Herunterladen: das erste vollständige Gesamtverzeichnis der chronologischen Urkundenreihe des Schottenstifts sowie ein Urkunden-Findbuch, das die Urkunden thematisch erschließt.

Die Urkunden bilden den ältesten Bestand des Stiftsarchivs und reichen bis in die Gründungszeit des Klosters im 12. Jahrhundert zurück. Die erste umfassende Ordnung des Bestands erfolgte Ende des 15. Jahrhunderts; die damals vorgenommene Einteilung der Urkunden in Landesfürstliche Privilegien, Päpstliche Privilegien, Jahrtagsstiftungen sowie nach Pfarren und Grundbesitz blieb im Wesentlichen in den folgenden Jahrhunderten bestehen und diente auch dem Stiftsarchivar P. Berthold Sengschmitt als Basis für seine Neuordnung des Archivs Mitte des 19. Jahrhunderts. Sie spiegelte nicht nur thematische, sondern oftmals auch provenienzmäßige Zusammenhänge wider, da zahlreiche Urkunden erst als Vorurkunden zu späteren Rechtsgeschäften ins Haus kamen.  Gesamtverzeichnis der Urkundenreihe und Urkunden-Findbuch weiterlesen

Erschließung und Beschreibung der Bruderschaftsunterlagen

Heute möchten wir einen Archivbestand vorstellen, der uns zuletzt verstärkt beschäftigt hat, nämlich jenen der Bruderschaften an der Schottenkirche. Für die Unterlagen der Bruderschaften wurden Ende 2017 nicht nur standardisierte Bestandsbeschreibungen erstellt, sondern sie waren auch jüngst wieder Gegenstand des Interesses mehrerer Benutzer.

In der Neuzeit war die älteste Bruderschaft an der Schottenkirche die 1471 gegründete Sebastianibruderschaft; andere mittelalterliche Bruderschaften, wie beispielsweise eine Zeche „Unserer Lieben Frau“, hatten sich wohl bereits im 15. Jahrhundert aufgelöst. In der Barockzeit kam es zur Gründung weiterer Bruderschaften an der Schottenkirche, nämlich der Bruderschaft Mariä um ein glückseliges Ende, der Bruderschaft vom hl. Benedikt um ein glückseliges Ende, der Bruderschaft von den sieben Schmerzen Mariä und der Fronleichnamsbruderschaft. Eine weitere Bruderschaft, jene von der Heimsuchung Mariä, scheint nach ihrer Gründung nicht lange Bestand gehabt und in der Bruderschaft Mariä um ein glückseligen Ende aufgegangen zu sein. Eine Dreifaltigkeitsbruderschaft schließlich, von der ebenfalls wenige Aktenstücke vorhanden sind, kam nicht über erste Gründungsbestrebungen hinaus.1

1783 hob Kaiser Joseph II. sämtliche Bruderschaften auf und vereinigte sie in der Folge zu einer großen Bruderschaft der Nächstenliebe (eigentlich „Die Liebe des Nächsten“), das hierzu eingezogene Kapital diente der Unterstützung der Armen (später Wiener Armeninstitut).

Obwohl die Bruderschaften eigenständige Institutionen waren, wurden ihre wichtigen Unterlagen im Stiftsarchiv aufbewahrt. Explizit im Stiftsinventar von 1583 erwähnt wird etwa eine eigene Lade, welche im Archiv der Sebastianibruderschaft zur Verfügung stand. Die Bestände der einzelnen Bruderschaften umfassen unter anderem Urkunden zur jeweiligen Gründung, Indulgenzen, Akten zu Reliquien und Prozessionen, Bruderschaftsstatuten und gegebenenfalls auch Akten der Aufhebungen 1783.

Wir hoffen, dass die Bestände der Bruderschaften, die nun auch der Archivtektonik entsprechend erschlossen wurden, weiterhin auf Interesse stoßen. Übrigens: Eine Silberstatuette des hl. Sebastian, die sich ursprünglich im Besitz der Sebastianibruderschaft befand, kann auch im Museum besichtigt werden.

  1. Albert Hübl, Die Bruderschaften an der Schottenkirche in Wien, in: Berichte und Mitteilungen des Alterthums-Vereines zu Wien 50 (1918) 1–21. []

Notfallplanung im Archiv

Eine der wichtigsten Aufgaben eines Archivs ist die Erhaltung seiner Bestände. Um diese auch im Archiv des Schottenstifts umfassend zu gewährleisten, sind eine ganze Reihe bestandserhaltender Maßnahmen notwendig – von entsprechenden Verpackungsarbeiten, Restaurierungen und Konservierungen haben wir im Blog in der Vergangenheit ja bereits immer wieder berichtet. Seit diesem Jahr verfügt das Archiv nun auch über eine Notfallmappe sowie eine auf diese abgestimmte, gut gefüllte Notfallbox!

Die Notfallmappe liegt im Archivbüro und im Kammeramt auf und dient in vielfältiger Weise als Anleitung zur Bewältigung eines eingetretenen Schadensereignisses – am wahrscheinlichsten eines Wasserschadens, hervorgerufen durch einen Rohrbruch oder durch Löschwasser. In der Mappe enthalten sind zunächst ein Alarmplan und eine Handlungsanweisung für die Erstreaktion, um im Moment der Entdeckung eines Notfalls rasch gezielte erste Schritte zur Rettung einleiten zu können. Weiters finden sich darin Informationen zum Umgang mit den beschädigten Beständen und zu konservatorischen Sofortmaßnahmen sowie mehrere Orientierungs- und Lagepläne. Ein weiterer wichtiger Bestandteil der Notfallmappe ist eine Prioritätenliste zur Notbergung – für den Fall, dass beispielsweise bei einem übergreifenden Brand noch Zeit sein sollte, für das Gedächtnis des Hauses besonders wichtige Stücke ohne Personengefährdung zu evakuieren. Hierfür wurden auch drei spezielle Evakuierungsboxen angeschafft, die immer einsatzbereit sind. Ein Infoblatt mit den Kontaktdaten von wichtigen Dienstleistern und Nachkaufmöglichkeiten von Materialien sowie eine Telefonliste schließen die Notfallmappe ab.

Notfallmappe und Notfallbox im Archiv des Schottenstifts

Ein wesentlicher Faktor bei der erfolgreichen Notfallbewältigung ist die Zeit: Nach einem Wasserschaden droht nach spätestens 72 Stunden die Gefahr der Schimmelbildung und damit die fortschreitende Zerstörung der betroffenen Unterlagen. Der beste Notfallplan ist also sinnlos, wenn mit der Umsetzung der darin beschriebenen Maßnahmen aufgrund fehlender Materialien erst nach Tagen begonnen werden kann. Um sofort mit der Rettung anfangen zu können, steht mit der Notfallbox daher ein Grundstock an benötigten Materialien (Stretchfolien, Mullbinden, Löschkarton u. v. m.) bereit. Darüber hinaus enthalten sind etwa auch Schutzausrüstung (Handschuhe, Atemschutzmasken, Schutzbrillen), einige Werkzeuge sowie eine batteriebetriebene Lampe und Knicklichter zur Notbeleuchtung.

Trotz des geleisteten Arbeits- und Kostenaufwands steht am Ende unserer Notfallplanung natürlich ein großer Wunsch: Dass Notfallmappe und Notfallbox nie wirklich in einem Ernstfall benötigt werden mögen!

Abschluss der Neuaufstellung der Handschriftensammlung

Über das seit 2014 laufende Unterfangen der Ausstattung der gesamten Handschriften- und Inkunabelsammlung mit Buchschuhen und -schubern wurde im Blog in den letzten Jahren bereits zweimal berichtet (siehe Buchschuhe für die Handschriften und Neuaufstellung der Inkunabeln). Im Dezember 2016 konnte das Projekt mit der Verpackung der neuzeitlichen Handschriften fast abgeschlossen werden – „fast“ deshalb, weil einzelne Regalbretter der historischen Bücherschrankwand noch angepasst werden mussten. Leider werden gerade die kleinen Erledigungen oftmals auf die lange Bank geschoben – so auch in diesem Fall. Mit einigen Monaten Verzögerung wurde dieser letzte Arbeitsschritt vor einiger Zeit schließlich auch noch durchgeführt, doch sind wir bislang an dieser Stelle ein kurzes Resümee weiterhin schuldig geblieben. Dies soll nun nachgeholt werden.

Die neuzeitlichen Handschriften hatten den Vorteil, dass bei Weitem nicht alle besonderer Schutzmaßnahmen bedurften. Jene fest gebundenen Handschriften ohne Einbandbesonderheiten wurden wie ganz normale Bücher in Bibliotheken ohne spezielle Schutzverpackung belassen. Zahlreiche dünne Bände hingegen teilen sich nun jeweils einen Buchschuh oder -schuber, welche hierbei weniger das Aneinanderreiben verhindern, sondern mehr der Standfestigkeit dienen sollen. Durchgehend wurden jedoch auch hier die Regalbretter mit Unterlagen aus säurefreiem Archivkarton ausgelegt.

Insgesamt wurden von 2014 bis 2016 für dieses Projekt ca. 650 Buchschuhe aus säurefreiem Archivkarton und ca. 170 Schuber aus säurefreier Wellpappe angeschafft. Mit dem Ergebnis sind wir jedenfalls sowohl in konservatorischer wie auch in ästhetischer Hinsicht sehr zufrieden.

 

Neuaufstellung der Inkunabeln

Über das mehrjährige Unterfangen der Ausstattung der gesamten Handschriften- und Inkunabelsammlung mit Buchschuhen und -schubern wurde an dieser Stelle bereits einmal berichtet. Nach den mittelalterlichen Handschriften wurde nun ein weiteres wichtiges Etappenziel erreicht: die komplette Neuaufstellung der Inkunabeln.

Aufgrund des im Vergleich zu den Handschriften doch deutlich höheren Anteils an großformatigen Bänden musste bei den Inkunabeln weniger auf Buchschuhe und mehr auf Schuber zurückgegriffen werden. Nichtsdestotrotz hat sich hierdurch nicht nur der konservatorische Zustand sondern durchaus auch der ästhetische Eindruck der betroffenen Regale wesentlich verbessert, da die Schuber zu einer schöneren Gliederung der einzelnen Regalbretter beitragen.

Neuaufstellung Inkunabeln

Die Inkunabelsammlung des Schottenstifts umfasst heute rund 440 Inkunabeln in rund 380 Einzelbänden. Bislang sind diese gegenüber den Handschriften stets ein wenig ins Hintertreffen geraten und etwas stiefmütterlich behandelt worden. Gerade in den letzten Jahren ist Inkunabeln jedoch in der Forschung wieder eine stärkere Aufmerksamkeit zuteilworden. Da im Zuge unserer Arbeiten ohnedies jedes einzelne Buch in die Hand genommen werden musste, wurde jedenfalls die Gelegenheit gleich genutzt, die Inkunabeln auf enthaltene Fragmente, bemerkenswerte Details und nicht zuletzt Restaurierbedarf zu prüfen.

Offen sind jetzt noch die neuzeitlichen Handschriften, von denen allerdings nur ein Teil wirklich mit Buchschuhen ausgestattet werden muss. Somit steht einem Abschluss des Projekts diesen Herbst eigentlich nichts mehr im Wege.

Neue Sigle für Archiv und Bibliothek

Das Schottenstift hat nun endlich auch eine eigene Sigle gemäß ISO 15511, einen International Standard Identifier for Libraries and Related Organizations (ISIL): AT-SCHOTTEN.

Der Identifikator ist vor allem für die Verwendung in Datenbanken sinnvoll und dient dem besseren Austausch mit anderen Institutionen. Bisher hatte lediglich die Stiftsbibliothek das ÖZDB-Sigel SCHOTTEN, das für Zwecke der Österreichischen Zeitschriftendatenbank angelegt worden war. Nun wurde dieses Sigel in Analogie zur bisherigen Vorgehensweise einzelner anderer österreichischer Klöster vom Österreichischen Bibliothekenverbund auf Antrag in einen ISIL für das gesamte Schottenstift umgewandelt. Der ISIL gilt somit nicht nur für die Bibliothek sondern auch für das Archiv und die Sammlungen des Stifts.

Eine Unterscheidung der verschiedenen Bereiche erfolgt auf der nächstniedrigeren (internen) Ebene. Für das Archiv relevant sind:
AT-SCHOTTEN/StiA für das Stiftsarchiv.
AT-SCHOTTEN/StiB für die Stiftsbibliothek (also auch für die Bestände der Handschriften- und Inkunabelsammlung).
AT-SCHOTTEN/StiB-MUS für das Musikarchiv (das zu diesem Zweck als Sondersammlung der Bibliothek angesehen wird).

Der Entscheidung für die gewählte Sigle ging ein längerer interner Prozess voraus. Verschiedenste Varianten wurden diskutiert, bereits vorhandene inoffizielle Siglen (etwa von Monasterium.net oder dem Verbund Theologie & Kirche) verglichen und auch die getrennte Behandlung von Archiv und Bibliothek überlegt. Schließlich kristallisierte sich jedoch der nun gewählte ISIL als die sinnvollste und praktikabelste Wahl heraus.

Wir hoffen natürlich, dass AT-SCHOTTEN eine rege Verwendung finden wird!

Neue Archivbeschreibung nach ISDIAH

ISDIAH – das ist der International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings. Dieser ermöglicht die standardisierte Beschreibung von Archiven und wurde 2008 vom Internationalen Archivrat (International Council on Archives, ICA) verabschiedet. Eine Archivbeschreibung nach ISDIAH geht weit über die Angabe von Archivbeständen, Kontaktmöglichkeiten und Benutzungsbestimmungen hinaus. Sie umfasst 31 Verzeichnungselemente (gegliedert nach den sechs Bereichen Identifikation, Kontakt, Beschreibung, Zugang, Service und Kontrolle) und gibt etwa Aukunft zur Geschichte des Archivs, zu seinem geographischen und kulturellen Kontext, zum Archivgebäude, zu Findmitteln und Publikationen über das Archiv oder zur Erreichbarkeit des Archivs.

Seit kurzem bietet auch das Archiv des Schottenstifts eine eigene solche Archivbeschreibung nach ISDIAH an, die von der Webseite des Archivs heruntergeladen werden kann. Diese berücksichtigt natürlich bereits die neue Archiv- und Benutzungsordnung, enthält aber auch zahlreiche Angaben, die sich bislang nirgendswo nachlesen ließen. Wir hoffen, dass sie potentiellen Benutzerinnen und Benutzern hilfreich sein und eine interessierte Leserschaft finden wird.

ISDIAH

Obwohl auch der Verband Österreichischer Archivarinnen und Archivare (VÖA) Umsetzungsempfehlungen zu ISDIAH erarbeitet und im Band 68 der Zeitschrift Scrinium aus dem Jahr 2014 veröffentlicht hat, verfügen bislang die wenigsten österreichischen Archive über eine solche standardisierte Beschreibung. Vielleicht ermutigt unser Beispiel ja auch andere kleine Archive dazu, solche Beschreibungen anzulegen.

> > > Download der Archivbeschreibung nach ISDIAH

Neue Archiv- und Benutzungsordnung

Das Archiv des Schottenstifts hat seit kurzem eine neue Archiv- und Benutzungsordnung, die (wie zuvor die Vorgängerversion) von der Webseite des Archivs heruntergeladen werden kann. Ebenfalls dort zu finden sind das neue Reproduktionsmerkblatt sowie leicht modifizierte Formulare für  Benutzungsantrag und Reproduktionsansuchen.

ArchivBenutzungsordnung 2016_02

Die neue Ordnung ersetzt die Benutzungsordnung aus 2011, die vollkommen überarbeitet und durch eine Archivordnung ergänzt wurde, welche neben allgemeinen Grundsätzen unter anderem auch die Aufgaben des Archivars regelt und damit den internen Entwicklungen der letzten Jahre Rechnung trägt.

Buchschuhe für die Handschriften

Ein Schmuckstück nicht nur des Archivs sondern auch des ganzen Schottenstifts ist das Handschriftenarchiv, jener Raum, in dem unter anderem die Handschriftensammlung aufgestellt ist. Besondere Bewunderung ruft immer wieder die Ästhetik der Bücherwände hervor. Unsere Handschriften und Inkunabeln verfügen weitestgehend noch über ihre mittelalterlichen Einbände und sind unverpackt aufgestellt. Dies bringt aber auch Probleme mit sich, denn die meisten Einbände der aus Platzgründen dicht gedrängten Bücher sind mit Metallbeschlägen versehen, weshalb es beim Ausheben in der Vergangenheit immer wieder zu kleineren Beschädigungen an benachbarten Büchern und dem Holz der Regalböden kam.

Als sowohl die konservatorischen wie auch die ästhetischen Bedürfnisse bedienende Maßnahme wurde nun die Aufstellung der Bücher in Buchschuhen vorgenommen. Im Gegensatz zu Schubern (oder gar Schachteln), die eine markante optische Veränderung mit sich gebracht hätten, sind Buchschuhe nicht nur vorne sondern auch oben offen und zudem aus einem dünneren säurefreien Archivkarton gefertigt. Dadurch können die Einbanddeckel der Bücher nicht mehr aneinander reiben, bei geschickter Bemessung sind die Buchschuhe zugleich aber kaum sichtbar.     Buchschuhe für die Handschriften weiterlesen

Einführung der Datenbank archivis pro

Seit Juli 2015 verfügt das Archiv des Schottenstifts mit Archivis pro endlich über eine eigene Archivdatenbank. Vorausgegangen war eine Phase der Evaluierung verschiedener Produkte und Dienstleister, bis die Entscheidung schließlich zugunsten eines heimischen Anbieters fiel. Die Einführung der von der Joanneum Research in Graz entwickelten Datenbank, die unter anderem auch im Stiftsarchiv Admont und im Innsbrucker Provinzarchiv der Kapuziner im Einsatz ist, stellt einen weiteren wichtigen Schritt hin zu einer modernen Verzeichnung der Bestände dar.

Datenbank archivis pro

Die eigentliche Anstrengung steht jedoch noch bevor, denn nun gilt es, die Datensätze entsprechend der neu entwickelten Tektonik des Archivs anzulegen bzw. einzuspeisen. Recherchemöglichkeiten für Benutzerinnen und Benutzer wird es vorerst übrigens nur lokal geben, doch die Erweiterung um ein Online-Angebot ist mittelfristig nicht auszuschließen.

Archivbeschreibungen in Stiftsinventaren aus 1583 und 1683   #IAD15

Am heutigen 9. Juni ist der International Archives Day! Begangen wird dieser seit 2008 auf Initiative des Internationalen Archivrats (International Council on Archives, ICA).

Dem Anlass entsprechend sei an dieser Stelle heute die älteste Beschreibung unseres Archivs vorgestellt. Sie findet sich in einem Stiftsinventar aus dem Jahr 1583 (Scr. 70 Nr. 2), das nach dem Tod des Abtes Johann Schretel angelegt wurde. Die Überschrift „in dem gwölb darin die urkhundten unnd grundtbüecher ligen“ weist darauf hin, dass es einen eigenen sicheren Archivraum gab.      Archivbeschreibungen in Stiftsinventaren aus 1583 und 1683   #IAD15 weiterlesen

Matrikelbücher auf Matricula-online.eu

Die Schottenpfarre (Unsere Liebe Frau zu den Schotten), die mit der Abteikirche verbundene Pfarrei, ist eine der ältesten bestehenden Pfarren Wiens. Bereits ab der Gründung 1155 übte das Schottenstift in der Schottenkirche gewisse pfarrliche Rechte aus. Nach Streitigkeiten mit dem Wiener Pfarrer von St. Stephan erlangten die Schotten durch einen Schiedsspruch päpstlich delegierter Richter am 28. August 1265 pfarrliche Rechte für ihr Wiener Territorium, zunächst mit Einschränkungen beim Tauf- und Begräbnisrecht, ab 1269 vollkommen uneingeschränkt.

Die Matrikelbücher der Pfarre reichen zum Teil bis zum Ende des 16. Jahrhunderts zurück und stellen eine wertvolle Quellengruppe zu den Bewohnern der Reichshaupt- und Residenzstadt Wien dar. Die Taufbücher sind in ununterbrochener Reihe seit 1597, die Trauungsbücher seit 1599 erhalten. Bei den Sterbebüchern setzt die Reihe nach einem einzelnen Band für die Zeit von 1649 bis 1662 erst 1701 ein. Darüber hinaus gibt es einzelne Bände zu Kirchen und Spitälern, die sich im (früher deutlich größeren) Pfarrgebiet befanden.     Matrikelbücher auf Matricula-online.eu weiterlesen